Privacy verklaring Rob Vens Mediators & Partners

VERSIE: 4 januari 2020

Algemeen

We zijn ons bewust dat onze organisatie persoonlijke en vertrouwelijke informatie verzamelt. We rekenen het tot onze taak en zorg om hierin uw privacy te garanderen. Via deze Privacy Verklaring informeren wij u hoe we hieraan vorm en inhoud geven, hoe wij werken, welke informatie we waarom verzamelen en hoe we hiermee uw bezoekers- en klantervaring beogen te verbeteren.

Deze Privacy Verklaring is van toepassing op de diensten van Rob Vens Mediators & Partners. Wij wijzen u erop dat Rob Vens Mediators & Partners niet verantwoordelijk is voor privacy beleid van andere websites en bronnen.

Op basis van het privacy beleid respecteert Rob Vens Mediators & Partners de privacy van al haar website gebruikers en cliënten. Alle verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld.

Wie zijn we

Rob Vens Mediators & Partners is onderdeel van reflektis. Ons website-adres is: https://www.robvens.nl.

Toestemming

Iedere (kandidaat) cliënt/opdrachtgever is op basis van de aan ons verstrekte opdracht automatisch akkoord met/stemt in onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.

Iedere bezoeker van deze website gaat automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.

Gebruikmaken van onze diensten

Wanneer u zich aanmeldt voor één van onze diensten vragen wij u om persoonlijke en bedrijfs-gerelateerde informatie. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de afgenomen dienst(en). Alle informatie wordt opgeslagen op de beveiligde servers van Rob Vens Mediators & Partners of van onze contractpartners. Rob Vens Mediators & Partners zal deze informatie niet koppelen aan of gebruiken in combinatie met andere informatie waarover wordt beschikt.

Type informatie en dossiers

Rob Vens Mediators & Partners verzamelt informatie met betrekking tot het uitvoeren van een ADR opdracht, waaronder begrepen arbitrage, bemiddeling, bindend en niet-bindend advies, conflict coaching, mediation, onderhandeling, en iedere andere vorm van ADR alsmede hybride varianten.

Hierbij worden twee informatie typen en dossiers onderscheiden, namelijk:

1. cliënt informatie bedoeld voor het (kandidaat) ADR cliënt dossier en
2. proces/procedure informatie bedoeld voor het ADR proces/procedure dossier.

Rob Vens Mediators & Partners beheert de beide informatietypen / dossiers op beveiligde servers binnen Europese jurisdictie.

ADR cliënt dossier

Rob Vens Mediators & Partners houdt van iedere (kandidaat) cliënt een cliënt dossier. Dit dossier bevat:

1. Gegevens van het bedrijf of de locatie waar de zakelijke activiteiten feitelijk worden uitgevoerd, waaronder: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
2. Gegevens van de natuurlijke persoon, waaronder: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie;

Cliënten kunnen gegevens in het cliënt-dossier zelf online beheren. Hiervoor krijgt u bij de aanvang van een opdracht een toegangscode. Het cliëntdossier is niet openbaar. De beveiliging is op verschillende manieren gerealiseerd:

1. Alle informatie is versleuteld opgeslagen. Dat wil zeggen dat niemand behalve geautoriseerde medewerkers van Rob Vens Mediators & Partners en de betreffende cliënt bij deze informatie kan.
2. De toegang tot de informatie wordt voortdurend gemonitord om ongeautoriseerde pogingen tot toegang te detecteren.

Indien de opdracht wordt beëindigd door de cliënt of Rob Vens Mediators & Partners, of beiden, wordt het cliëntdossier voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij de cliënt om verwijdering verzoekt.

ADR proces/procedure dossier

Rob Vens Mediators & Partners houdt van ieder(e) uitgevoerd(e) ADR proces/procedure een ADR proces/procedure dossier.

Dit dossier bevat:

1. Alle online/offline documenten, zoals:
   1. start- en slotdocument, overeenkomsten, verslagen, notulen, aantekeningen, notities, brieven, faxberichten, emailberichten, correspondentie, facturen,
   2. alle andere/overige documenten m.b.t. dit proces/deze procedure;
2. Gegevens m.b.t. de opdrachtgever(s), deelnemende partijen, ingeschakelde derden, zoals adviseurs, consultants, juristen, advocaten, notarissen, accountants, overige personen, bedrijven of organisaties voor zover betrokken bij dit proces / deze procedure, waaronder: 
   1. Indien zakelijk: gegevens van het bedrijf, inbegrepen: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
   2. Indien natuurlijk persoon: gegevens van de natuurlijke persoon, inbegrepen: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie.

Een proces/procedure dossier is niet openbaar.

Een proces/procedure dossier is vertrouwelijk. Het uitvoeren van audits door bevoegde autoriteiten en toezichthouders is toegestaan.

Een proces/procedure dossier wordt voor onbepaalde tijd aangehouden, ook na de beëindiging van de opdracht, ongeacht de reden van de beëindiging.

Na de beëindiging van de opdracht kunnen de deelnemende opdrachtgevers/cliënten gezamenlijk verzoeken om het verwijderen van het proces/procedure dossier. Rob Vens Mediators & Partners kan toestemming onthouden indien hiertoe aanleiding bestaat of indien de wet of een bevoegde autoriteit dit verlangt; in voorkomend geval is Rob Vens Mediators & Partners gehouden verzoekers dienaangaande te informeren. Onder alle omstandigheden dienen de verzoekers Rob Vens Mediators & Partners te vrijwaren van aansprakelijkheid indien het verwijderingsverzoek wordt toegewezen.

Communicatie

Aan ons verstuurde correspondentie, in welke vorm dan ook, kan worden worden bewaard en opgeslagen. Soms wordt u gevraagd hierbij persoonlijke informatie aan te leveren die verband houdt met het onderwerp van de correspondentie. Op deze manier is mogelijk uw correspondentie procesmatig en inhoudelijk correct af te behandelen. Alle informatie wordt opgeslagen op beveiligde servers van Rob Vens Mediators & Partners of van onze contractpartners. Rob Vens Mediators & Partners zal deze informatie niet koppelen aan of gebruiken in combinatie met andere informatie waarover wordt beschikt.

Gebruik van de website

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van uw e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien u dit gebruikt. De privacybeleidspagina kunt u hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat uw reactie is goedgekeurd, is uw profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

Wanneer u een reactie achterlaat op onze site, kunt u aangeven of uw naam, e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor uw gemak zodat u deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien u een account bij ons heeft en u logt in op deze site, slaan we een tijdelijke cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra u uw browser sluit.

Zodra u inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met uw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt uw login 2 weken bewaard. Zodra u uitlogt van uw account, worden login cookies verwijderd.

Wanneer u een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat u heeft bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen data over u verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en uw interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als u een account hebt en ingelogd bent op die website.

Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid worden. We verzamelen informatie over bezoekers die reageren op websites die onze Akismet anti-spam service gebruiken. De informatie die we verzamelen hangt af van hoe de gebruiker Akismet heeft ingesteld voor de site, maar normaliter zit hier het IP adres van de reageerder, user agent, referrer en website URL (met ook andere informatie zoals naam, gebruikersnaam, e-mail adres en deze reactie zelf) bij.

Analytics

Wij maken gebruik van Matomo voor de analyse van het bezoek van onze websites.

U kunt dit uitzetten:

Cookies

Zie onze pagina Cookie verklaring voor informatie over het gebruik van cookies op deze site.

Gebruik

Wij gebruiken de verkregen informatie niet voor andere doeleinden zoals beschreven in dit privacy beleid tenzij we hiervoor separaat uw toestemming hebben verkregen.

Intern gebruik

De informatie wordt intern binnen Rob Vens Mediators & Partners gebruikt. Al onze medewerkers zijn verplicht de vertrouwelijk van uw gegevens en informatie te respecteren.

Gebruik t.b.v. audits en onderzoek

De informatie kan worden gebruikt ten behoeve van audits en onderzoeken uitgevoerd door bevoegde autoriteiten, toezichthouders, Rob Vens Mediators & Partners, dan wel andere organisaties hiertoe gemachtigd door 1 van de hiervoor genoemde organisaties. Wetenschappelijk onderzoek valt onder strekking van deze bepaling.

Verkoop aan andere partijen

Rob Vens Mediators & Partners verkoopt informatie niet door aan andere partijen, tenzij hiervoor specifiek toestemming is verkregen van de betreffende cliënten.

Gebruik door andere partijen

De informatie wordt niet gebruikt door andere partijen, tenzij hiervoor specifiek toestemming is verkregen van de betreffende cliënten.

Aanpassingen

Ons privacy beleid is gericht op het gebruik en mogelijkheden van deze website en onze diensten. Iedere wijziging of aanpassing van deze website of onze diensten kan leiden tot aanpassing van ons privacy beleid. Om deze reden adviseren wij u om tijdens ieder bezoek of gebruik van onze diensten kennis te nemen van onze disclaimer, algemene voorwaarden en privacy verklaring. Door het bezoeken van deze website of het gebruiken van onze diensten wordt u geacht hier uitvoering aan te hebben gegeven en akkoord te gaan met ons meest recente privacy beleid. Hiervoor maken wij nadrukkelijk een voorbehoud.

Keuzes ten aanzien van persoonlijke informatie

Wij bieden onze cliënten de mogelijkheid hun aan ons ter beschikking gestelde informatie te bekijken, te wijzigen of te verwijderen.

Aan- en afmelden voor nieuwsbrieven

Onder aan iedere nieuwsbrief bevindt zich een aan- en afmeldingsknop of instructie.

Aan- of afmelden communicatie

Indien u uw gegevens zoals bij ons geregistreerd wilt wijzigen of verwijderen verzoeken wij u met ons contact op te nemen. Zie hiervoor de onderstaande contactgegevens, of gebruik het contactformulier hieronder. Als u een klant bent van ons vragen wij u welke communicatiekanalen u wilt dat wij gebruiken en ontvangt u ook een e-mail met een link waarmee u deze voorkeuren kunt aanpassen of verwijderen.

Uitzetten cookies

De meeste browsers accepteren automatisch cookies. We wijzen u erop dat u deze automatische acceptatie kunt uitzetten. Ook kunt u een melding aanzetten die u bericht wanneer cookies worden toegepast zodat u per cookie kunt besluiten over acceptatie of afwijzing. Het is mogelijk dat sommige functies van deze website niet of niet volledig functioneren of toegankelijk zijn indien cookies niet of beperkt worden geaccepteerd. Hiervoor maken we een voorbehoud.

Slotbepalingen

Op deze Privacy Verklaring is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Indien deze Privacy Verklaring iets niet, onvoldoende of verkeerd regelt, is Rob Vens Mediators & Partners bevoegd tot aanpassing.

Deze Privacy Verklaring kan uitsluitend integraal worden geaccepteerd. Indien deze Privacy Verklaring op onderdelen niet kwalificeert, blijft hetgeen kwalificeert onverkort geldig.

Indien een geschil ontstaat voortkomend uit deze Privacy Verklaring zijn partijen gehouden eerst mediation of een minnelijke regeling te beproeven, alvorens het geschil aan de bevoegde rechter in Nederland  voor te leggen.

In geval van meertaligheid prefereert de Nederlandse taal.

Vragen en feedback

Wij controleren regelmatig onze interne procedures met betrekking tot ons privacy beleid.

Indien u vragen of opmerkingen heeft verzoeken wij u met ons contact op te nemen.

Gebruik hiervoor het contactformulier hieronder of bel via 0595 252 119 of schrijf ons: Rob Vens Mediators & Partners, ter attentie van de privacy functionaris, Torenstraat 12, 9988 SP Usquert, Nederland.