PRIVACY VERKLARING ROB VENS MEDIATION & COACHING
VERSIE: 08 juni 2018
Algemeen
We zijn ons bewust dat onze organisatie persoonlijke en vertrouwelijke informatie verzamelt. We rekenen het tot onze taak en zorg om hierin uw privacy te garanderen. Via deze Privacy Verklaring informeren wij u hoe we hieraan vorm en inhoud geven, hoe wij werken, welke informatie we waarom verzamelen en hoe we hiermee uw bezoekers- en klantervaring beogen te verbeteren.
Deze Privacy Verklaring is van toepassing op de diensten van Rob Vens Mediation. Wij wijzen u erop dat Rob Vens Mediation niet verantwoordelijk is voor privacy beleid van andere websites en bronnen.
Op basis van het privacy beleid respecteert Rob Vens Mediation de privacy van al haar website gebruikers en cliënten. Alle verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld.
Rob Vens Mediation is onderdeel van reflektis.
Toestemming
Iedere (kandidaat) cliënt/opdrachtgever is op basis van de aan ons verstrekte opdracht automatisch akkoord met/stemt in onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.
Iedere bezoeker van deze website gaat automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden en deze Privacy Verklaring.
Gebruikmaken van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor 1 van onze diensten vragen wij u om persoonlijke en bedrijfsgerelateerde informatie. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de afgenomen dienst(en). Alle informatie wordt opgeslagen op de beveiligde servers van Rob Vens Mediation of van 1 van onze contractpartners. Rob Vens Mediation zal deze informatie niet koppelen aan of gebruiken in combinatie met andere informatie waarover wordt beschikt.
Type informatie en dossiers
Rob Vens Mediation verzamelt informatie met betrekking tot het uitvoeren van een ADR opdracht, waaronder begrepen arbitrage, bemiddeling, bindend advies (niet-bindend advies), conflict coaching, mediation, onderhandeling, iedere andere vorm van ADR alsmede hybride varianten.
Hierbij worden twee informatie typen en dossiers onderscheiden, namelijk:
- cliënt informatie bedoeld voor het (kandidaat) ADR cliënt dossier en
- proces/procedure informatie bedoeld voor het ADR proces/procedure dossier.
Rob Vens Mediation beheert de beide informatietypen / dossiers op beveiligde servers.
ADR cliënt dossier
Rob Vens Mediation houdt van iedere (kandidaat) cliënt een cliënt dossier. Dit dossier bevat:
- Gegevens van het bedrijf of de locatie waar de zakelijke activiteiten feitelijk worden uitgevoerd, waaronder: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
- Gegevens van de natuurlijke persoon, waaronder: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
Cliënten kunnen gegevens in het cliënt-dossier zelf online beheren. Het cliëntdossier is niet openbaar.
Indien de opdracht wordt beëindigd door de cliënt of Rob Vens Mediation, of beiden, wordt het cliëntdossier voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij de cliënt om verwijdering verzoekt.
ADR proces/procedure dossier
Rob Vens Mediation houdt van ieder(e) uitgevoerd(e) ADR proces/procedure een ADR proces/procedure dossier.
Dit dossier bevat:
- Alle online/offline documenten, zoals:
- start- en slotdocument, overeenkomsten, verslagen, notulen, aantekeningen, notities, brieven, faxberichten, emailberichten, correspondentie, facturen,
- alle andere/overige documenten m.b.t. dit proces/deze procedure;
- Gegevens m.b.t. de opdrachtgever(s), deelnemende partijen, ingeschakelde derden, zoals adviseurs, consultants, juristen, advocaten, notarissen, accountants, overige personen, bedrijven of organisaties voor zover betrokken bij dit proces / deze procedure,
waaronder:- Indien zakelijk: gegevens van het bedrijf, inbegrepen: NAW gegevens, bedrijfsregistratie gegevens, volmachten, machtigingen, factuur informatie;
- Indien natuurlijk persoon: gegevens van de natuurlijke persoon, inbegrepen: NAW gegevens, ID gegevens, geboorte gegevens, huwelijkse staat, volmachten, machtigingen, factuur informatie.
Een proces/procedure dossier is niet openbaar.
Een proces/procedure dossier is vertrouwelijk. Het uitvoeren van audits door bevoegde autoriteiten en toezichthouders is toegestaan.
Een proces/procedure dossier wordt voor onbepaalde tijd aangehouden, ook na de beëindiging van de opdracht, ongeacht de reden van de beëindiging.
Na de beëindiging van de opdracht kunnen de deelnemende opdrachtgevers/cliënten gezamenlijk verzoeken om het verwijderen van het proces/procedure dossier. Rob Vens Mediation kan toestemming onthouden indien hiertoe aanleiding bestaat of indien de wet of een bevoegde autoriteit dit verlangt; in voorkomend geval is Rob Vens Mediation gehouden verzoekers dienaangaande te informeren. Onder alle omstandigheden dienen de verzoekers Rob Vens Mediation te vrijwaren van aansprakelijkheid indien het verwijderingsverzoek wordt toegewezen.
Communicatie
Aan ons verstuurde correspondentie, in welke vorm dan ook, kan worden worden bewaard en opgeslagen. Soms wordt u gevraagd hierbij persoonlijke informatie aan te leveren die verband houdt met het onderwerp van de correspondentie. Op deze manier is mogelijk uw correspondentie procesmatig en inhoudelijk correct af te behandelen. Alle informatie wordt opgeslagen op beveiligde servers van Rob Vens Mediation of van 1 van onze contractpartners. Rob Vens Mediation zal deze informatie niet koppelen aan of gebruiken in combinatie met andere informatie waarover wordt beschikt.
Cookies
Rob Vens Mediation verzamelt informatie met als doel de bezoekers en gebruikers van de website beter te begrijpen en van dienst te kunnen zijn. Deze website maakt gebruik van “cookies” zodat kan worden geanalyseerd hoe bezoekers de website gebruiken. De via “cookies” verkregen informatie kan worden doorgeleid of opgeslagen op beveiligde servers van Rob Vens Mediation of 1 van onze contractpartners. We gebruiken de verkregen informatie om uw website bezoek te evalueren, om (management) rapportages te maken en u gerelateerde diensten en producten aan te bieden.
Gebruik
Wij gebruiken de verkregen informatie niet voor andere doeleinden zoals beschreven in dit privacy beleid tenzij we hiervoor separaat uw toestemming hebben verkregen.
Intern gebruik
De informatie wordt intern binnen Rob Vens Mediation gebruikt. Al onze medewerkers zijn verplicht de vertrouwelijk van uw gegevens en informatie te respecteren.
Gebruik t.b.v. audits en onderzoek
De informatie kan worden gebruikt ten behoeve van audits en onderzoeken uitgevoerd door bevoegde autoriteiten, toezichthouders, Rob Vens Mediation, dan wel andere organisaties hiertoe gemachtigd door 1 van de hiervoor genoemde organisaties. Wetenschappelijk onderzoek valt onder strekking van deze bepaling.
Verkoop aan andere partijen
Rob Vens Mediation verkoopt informatie niet door aan andere partijen, tenzij hiervoor specifiek toestemming is verkregen van de betreffende cliënten.
Gebruik door andere partijen
De informatie wordt niet gebruikt door andere partijen, tenzij hiervoor specifiek toestemming is verkregen van de betreffende cliënten.
Aanpassingen
Ons privacy beleid is gericht op het gebruik en mogelijkheden van deze website en onze diensten. Iedere wijziging of aanpassing van deze website of onze diensten kan leiden tot aanpassing van ons privacy beleid. Om deze reden adviseren wij u om tijdens ieder bezoek of gebruik van onze diensten kennis te nemen van onze disclaimer, algemene voorwaarden en privacy verklaring. Door het bezoeken van deze website of het gebruiken van onze diensten wordt u geacht hier uitvoering aan te hebben gegeven en akkoord te gaan met ons meest recente privacy beleid. Hiervoor maken wij nadrukkelijk een voorbehoud.
Keuzes ten aanzien van persoonlijke informatie
Wij bieden onze cliënten de mogelijkheid hun aan ons ter beschikking gestelde informatie te bekijken, te wijzigen of te verwijderen.
Aan- en afmelden voor nieuwsbrieven
Onder aan iedere nieuwsbrief bevindt zich een aan- en afmeldingsknop of instructie.
Aan- of afmelden communicatie
Indien u uw gegevens zoals bij ons geregistreerd wilt wijzigen of verwijderen verzoeken wij u met ons contact op te nemen. Zie hiervoor de onderstaande contactgegevens, of gebruik het contactformulier hieronder.
Uitzetten cookies
De meest browsers accepteren automatisch cookies. We wijzen u erop dat u deze automatische acceptatie kunt uitzetten. Ook kunt u een melding aanzetten die u bericht wanneer cookies worden toegepast zodat u per cookie kunt besluiten over acceptatie of afwijzing. Het is mogelijk dat sommige functies van deze website niet of niet volledig functioneren of toegankelijk zijn indien cookies niet of beperkt worden geaccepteerd. Hiervoor maken we een voorbehoud.
Slotbepalingen
Op deze Privacy Verklaring is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Indien deze Privacy Verklaring iets niet, onvoldoende of verkeerd regelt, is Rob Vens Mediation bevoegd tot aanpassing.
Deze Privacy Verklaring kan uitsluitend integraal worden geaccepteerd. Indien deze Privacy Verklaring op onderdelen niet kwalificeert, blijft hetgeen kwalificeert onverkort geldig.
Indien een geschil ontstaat voortkomend uit deze Privacy Verklaring zijn partijen gehouden eerst mediation of een minnelijke regeling te beproeven, alvorens het geschil aan de bevoegde rechter in (naam land) voor te leggen.
In geval van meertaligheid prefereert de Nederlandse taal.
Vragen en feedback
Wij controleren regelmatig onze interne procedures met betrekking tot ons privacy beleid.
Indien u vragen of opmerkingen heeft verzoeken wij u met ons contact op te nemen.
Gebruik hiervoor het contactformulier hieronder of bel via 0595 252 119 of schrijf ons: Rob Vens Mediation, ter attentie van de privacy functionaris, Torenstraat 12, 9988 SP Usquert, Nederland.